e-Arhiva i e-otpremanje pošte u centrima za socijalni rad

Arhivsko poslovanje i otpremanje pošte predstavljaju neizostavan dio svakodnevnog rada centara za socijalni rad. Obim arhivskog rada centara najbolje ilustruje podatak da je samo kroz Informacioni sistem socijalnog staranja e-Socijala, u periodu od 2015. do 2025. godine, obrađeno 1.537.242 zahtjeva u iznosu od 1.212.819.049 eura.

U okviru reinženjeringa IS e-Socijala zaokružuje se digitalna evidencija predmeta i arhive, pri čemu se e-Arhiva i e-Pošta razvijaju na osnovu sugestija zaposlenih, a čiji je prototip predstavljen protekle sedmice.

Prijemni listovi, koji se odnose na postupke ostvarivanja materijalnih davanja i vođenje slučajeva, sada su elektronski povezani sa arhivskim predmetima, dok se kroz funkcionalnost e-arhivskog poslovanja vode i druge evidencije, kao što su opšti postupci, korespondencija,  pozivi za komisije i sl. Sistem omogućava pregled, storniranje, kao i dodjelu i preraspodjelu predmeta, čime se dodatno unapređuju organizacija rada i praćenje statusa.

Dodatno, sva izlazna dokumentacija, uključujući obrađena i potpisana rješenja, kao i druga dokumenta, evidentira se digitalno i priprema za otpremanje. Po zaključivanju lista za otpremanje, sistem omogućava automatsku štampu kompletne prateće dokumentacije, uključujući potreban broj primjeraka, koverte sa podacima o primaocima, kao i koverte povratnice za isplate.

Na ovaj način zaokružuje se digitalizacija postupaka od kreiranja arhivskog predmeta, preko obrade zahtjeva i izdavanja rješenja, pa sve do otpremanja pošte i završetka procesa, čime se ostvaruje značajan iskorak u modernizaciji rada centara i dodatno olakšava svakodnevni rad zaposlenih u arhivi.