е-Архива и е-отпремање поште у центрима за социјални рад

Архивско пословање и отпремање поште представљају неизоставан дио свакодневног рада центара за социјални рад. Обим архивског рада центара најбоље илуструје податак да је само кроз Информациони систем социјалног старања е-Социјала, у периоду од 2015. до 2025. године, обрађено 1.537.242 захтјева у износу од 1.212.819.049 еура.

У оквиру реинжењеринга ИС е-Социјала заокружује се дигитална евиденција предмета и архиве, при чему се е-Архива и е-Пошта развијају на основу сугестија запослених, а чији је прототип представљен протекле седмице.

Пријемни листови, који се односе на поступке остваривања материјалних давања и вођење случајева, сада су електронски повезани са архивским предметима, док се кроз функционалност е-архивског пословања воде и друге евиденције, као што су општи поступци, кореспонденција,  позиви за комисије и сл. Систем омогућава преглед, сторнирање, као и додјелу и прерасподјелу предмета, чиме се додатно унапређују организација рада и праћење статуса.

Додатно, сва излазна документација, укључујући обрађена и потписана рјешења, као и друга документа, евидентира се дигитално и припрема за отпремање. По закључивању листа за отпремање, систем омогућава аутоматску штампу комплетне пратеће документације, укључујући потребан број примјерака, коверте са подацима о примаоцима, као и коверте повратнице за исплате.

На овај начин заокружује се дигитализација поступака од креирања архивског предмета, преко обраде захтјева и издавања рјешења, па све до отпремања поште и завршетка процеса, чиме се остварује значајан искорак у модернизацији рада центара и додатно олакшава свакодневни рад запослених у архиви.