Шта је CAF?

Ријеч Министарства:

Заједно за квалитет! Заједно до квалитета!

За Владу Црне Горе ово је један од главних задатака дефинисаних Стратегијом реформе јавне управе до 2026. године. Циљ је да се напредном праксом и новим техникама осигура ефикасан систем управљања квалитетом, једноставнији приступ и боље услуге за грађане и предузећа.

Министарство јавне управе се као прво у Црној Гори опредијелило за увођење управљања квалитетом путем модела заједничке самопроцјене (енг. Common Assessment Framework – CAF). Наш циљ и мотивација за увођење управљања квалитетом јесте тежња ка континуираном повећању ефикасности, ефективности и економичности радних процеса, сталног праћења, оцјењивања и унапређења квалитета услуга, управљања и динамике рада у Министарству.

Заједнички оквир процјене (CAF) представља основу за развој организационе културе оријентисане ка потребама грађана. Наше Министарство, односно одабрана Радна група за самопроцјену, је, уз техничку подршку BASID III пројекта који спроводи ReSPA, припремило CAF Акциони план унапређења, који представља основу за наставак рада на континуираном побољшању управљања и рада у Министарству. Настојање да повећамо квалитет рада Министарства омогућиће нам да послужимо као примјер нове оријентације према запосленима, грађанима и партнерима.

Наш циљ је бољи рад институције, већи квалитет производа и услуга- и на крају- задовољан грађанин и привреда!

ШТА ЈЕ CAF?

CAF (Common Assessment Framework) је европски заједнички оквир процјене, намијењен унапређењу квалитета јавних администрација. То је алат за самопроцјену који заједнички користе и руководиоци и запослени ради анализе и утврђивања својих предности и потенцијала за побољшање. Крајњи циљ је постизање одличних резултата који ће утицати на побољшање услуга према корисницима, грађанима и друштву у цјелини. У зависности од сектора, коришћење CAF-а може обезбиједити „брзе и исправне пословне дозволе“, „добро образоване службенике“, „бољи квалитет живота кроз побољшање јавних здравствених услуга“ или, уопштено, „свеобухватну услугу грађанима“, „одрживо управљану инфраструктуру“ или „високо мотивисане запослене“.

Суштина CAF-а је стандардизовани упитник који обухвата око 200 питања, на основу којих се добија опис квалитета јавне управе или организације. Затим, кроз CAF акциони план, организација спроводи заједнички дефинисана побољшања. Велики број корисника који примјењују CAF препознао је његове предности, као што су: прилагођеност јавном сектору, коришћење једноставног језика, укључивање запослених и обезбјеђивање мјерљивих побољшања. У зависности од величине организације, CAF се може имплементирати у цијелој организацији или у појединачним одјељењима. Зато CAF може да буде „компас“ који ће помоћи руководиоцима на путу ка изврсности!

Шта је CAF модел?

CAF жели да постигне одличне резултате и утицај, који треба да се мјере и доказују чињеницама и бројкама.

CAF одређује пет „активатора“ који оснажују организацију да функционише на најбољи могући начин и остварује одличне резултате за грађане, кориснике и запослене. Најважније од свега је лидерство, које поставља стратешки правац организације и гради организационе темеље. Одлично лидерство спроводи „стратегију и планирање“, „управљање људским ресурсима“ и управља ресурсима као што су буџет, знање и информационе технологије на одржив начин. На овим основама, организација дефинише документе и интерне „процесе“ и континуирано их развија.

Такође, CAF дефинише четири критеријума резултата за мјерење утицаја услуга које пружа организација:

• Резултати повезани са запосленима, нпр. колико су задовољни запослени својим радом у организацији и које су њихове потребе за стручним усавршавањем?
• Резултати повезани са грађанима, нпр. колико су задовољни грађани радом организације (министарство, општина, школа и сл.)? Колико је задовољена доступност организације (преко телефона, лично и сл.)?
• Резултати друштвене одговорности, нпр. шта организација чини да испуни своју друштвену одговорност?
• Главни резултати рада, нпр. какви резултати, исходи и утицаји су постигнути у зависности од сектора (нпр. јавни превоз, полицијска безбједност, заштита животне средине, социјалне услуге, квалитет законодавства и сл.)?

Суштина CAF-а је стандардизовани упитник који обухвата око 200 питања, на основу којих се добија опис квалитета јавне управе или организације. Затим, кроз CAF акциони план, организација спроводи заједнички дефинисана побољшања. Велики број корисника који примјењују CAF препознао је његове предности, као што су: прилагођеност јавном сектору, коришћење једноставног језика, укључивање запослених и обезбјеђивање мјерљивих побољшања.

У зависности од величине организације, CAF се може имплементирати у цијелој организацији или у појединачним одјељењима. Зато CAF може да буде „компас“ који ће помоћи руководиоцима на путу ка изврсности!

Водич за спровођење CAF-а

Руководни тим треба отворено да разговара о спровођењу CAF-а. CAF није „експертска“ процедура у којој екстерни експерти утврђују шта је „добро“ или „лоше“. То је заједничка активност за откривање потенцијала за организацијска побољшања.
За спровођење ЦАФ програма, организација предузима следеће кораке:

Успостављање CAF програмске структуре

Информисање запослених о CAF програму и њихово укључивање у реализацију преко заједничких тимова је суштина успјешног спровођења CAF-а.

Дефинисање CAF програмских улога у оквиру управљања CAF програмом: руководилац CAF програма (заједно са CAF модератором) води CAF процес, поставља циљеве, одабира CAF групу за самопроцјену и доступан је интерно за било каква питања у вези CAF програма, а CAF програмски асистент подржава руководство ЦАФ програма и брине о текућим питањима. CAF група за самопроцјену је одговорна за спровођење CAF самопроцјене.

Постављени план комуникације прати пројектну комуникацију и усредсређује се на прецизне и правовремене информације у вези спровођења CAF програма, уз употребу релевантних комуникационих алата.

Фаза самопроцјене

Спровођење CAF обуке има за циљ да информише чланове CAF групе за самопроцјену у вези CAF-а и њихових конкретних улога.

Сваки члан CAF групе за самопроцјену пролази кроз фазу индивидуалне самопроцјене (која је анонимна и повјерљива) преко попуњавања CAF матрице и фокусирања на описивање јаких страна, потенцијала за побољшање и даљи развој и мјере коначне самопроцјене. На крају ове фазе, која траје од четири до шест недеља, матрице за евалуацију се предају (екстерним) модераторима као припрема за CAF радионицу.

CAF радионица је срце CAF програма, зато што CAF група за самопроцјену сакупља и расправља различите перспективе и искуства као стратешка јединица и покретач административног развоја.

Модератор израђује извештај са CAF самопроцјене и предаје га руководиоцима CAF програма. Извештај показује јаке стране, потенцијал за побољшање и мјере за даљи развој, као и исход дискусије (консензус) о свих девет CAF критеријума.

CAF акциони план

CAF група за самопроцјену припрема CAF акциони план у току радионице. План предвиђа обавезе и временске рокове.

Извештај о CAF акционом плану је заснован на CAF акционом плану, а мора да се подијели са више група („CAF акционе групе“) које заједно обављају повезане активности.

Спровођење CAF-а

Акциони план за спровођење CAF-а захтијева временски оквир од једне до три године. Он треба редовно да се укључује у дискусије тима како би чланови тима могли да се информишу о стању пројекта и да расправљају о могућим изазовима.

Константна контрола пројекта је важна у циљу његове реализације и потребног ревидирања. Овај алат за централно руковођење CAF програмом даје кључне увиде у то гдје је потребна подршка, која су конкретна питања која треба да се ријеше и да ли се вријеме и ресурси користе према плану.

Линкови ЕУ институција за CAF модел: 
https://www.eupan.eu/wp-content/uploads/2019/11/20191118-CAF-2020-FINAL.pdf
https://www.respaweb.eu/77/pages/10/rqmc