Шта је CAF?

Ријеч Министарства:

Заједно за квалитет! Заједно до квалитета!

За Владу Црне Горе ово је један од главних задатака дефинисаних Стратегијом реформе јавне управе до 2026. године. Циљ је напредном праксом и новим техникама осигурамо ефикасан систем управљања квалитетом, једноставнији приступ и боље услуге за грађане и предузец́а.  

Министарство јавне управе се као прво у Црној Гори определило за увођење управљања квалитетом путем модела заједничке самопроцјене (eng. Common Assessment Framework ‒ CAF). Наш циљ и мотивација за увођење управљања квалитетом јесте тежња према континуираном повећању ефикасности, ефективности и економичности радних процеса, сталног праћења, оцењивања и унапређења квалитета услуга, управљања и динамике рада у Министарству.

Заједнички оквир процене (CAF) представља основу за развој организационе културе оријентисане ка потребама грађана. Наше Министарство, односно одабрана Радна група за самопроцену је, уз техничку подршку BASID ИИИ пројекта који спроводи ReSPA припремило CAF Акциони план унапређења, што је основа за наставак рада на континуираном побољшању управљања и рада у Министарству. Настојање да повећамо квалитет рада Министарства омогућиће да послужимо као примјер нове оријентације према запосленима, грађанима и партнерима.

Наш циљ је бољи рад институције, већи квалитет производа и услуга- и на крају- задовољан грађанин и привреда!

ШТА ЈЕ ЦАФ?

CAF (Common Assessment Framework) је европски заједнички оквир процјене, намијењен унапређењу квалитета јавних администрација. То је алат за самопроцјену који заједнички користе и руководиоци и запослени за анализу и утврђивање својих предности и потенцијала за побољшање. Крајњи циљ је постизање одличних резултата који ће утицати на побољшање услуга ка корисницима, грађанима и друштву у цјелини. У зависности од сектора, коришћење CAF-а може да обезбиједи “брзе и исправне пословне дозволе”, “добро образоване ученике”, “бољи квалитет живота кроз побошљање јавних здравствених услуга”, или уопштено “свеобухватну услугу грађанима”, “одрживо управљану инфраструктуру” или “високо мотивисане запослене”.Суштина CAF-а је типски упитник који обухвата око 200 питања којим се добија опис квалитета јавне управе или организације. Затим, кроз ЦАФ акциони план, организација спроводи заједнички дефинисана побољшања. Велики број корисника који користи ЦАФ препознао је његове предности као што су: он је скројен за јавни сектор, користи једноставан језик и подразумева укључивање људи и обезбјеђује мерљива побољшања. У зависности од величине организације, CAF се може имплементирати у цијелој организацији или у појединачним одељењима. Зато CAF може да буде ‘компас’ који ће помоћи руководиоцима на путу ка Изузетности!

Шта је CAF модел?

CAF жели да постигне одличан резултат и утицај који треба да се измјере и докажу чињеницама и цифрама.

CAF одређује пет “активатора” који оснажују организацију да функционише најбоље што може и испоручује одличне резултате за грађане, кориснике и запослене. Најважније од свега је лидерство које поставља стратешки правац организације и гради организационе темеље. Одлично лидерство спроводи “стратегију и планирање”, “управљање људским ресурсима” и управља ресурсе као што су буџет, знање и информатичка технологија на одржив начин. На овим основама, организација дефинише документе и интерне “процесе” и стално их развија.

Такође, CAF дефинише четири критеријума резултата за мјерење утицаја услуга које пружа организација: Резултати повезани са запосленима, нпр. колико су задовољни запослени својим радом у организацији и које су њихове потребе за обуком? Резултати повезани са грађанима, нпр. колико су задовољни грађани радом организације (министарство, општина, школа и сл.)? Колико задовољава доступност организације (преко телефона, лично и сл.)? Резултати друштвене одговорности, нпр. шта организација чини да испуни своју друштвену одговорност? Главни резултати рада, нпр. какви резултати, исходи и утицаји су постигнути у зависности од сектора (нпр. јавни превоз, полицијска безбиједност, заштита животне средине, социјалне услуге, квалитет законодавства и сл.)? Суштина ЦАФ-а је типски упитник који обухвата око 200 питања којим се добија опис квалитета јавне управе или организације. Затим, кроз ЦАФ акциони план, организација спроводи заједнички дефинисана побољшања. Велики број корисника који користи ЦАФ препознао је његове предности као што су: он је скројен за јавни сектор, користи једноставан језик и подразумева укључивање људи и обезбеђује мерљива побољшања. У зависности од величине организације, ЦАФ се може имплементирати у целој организацији или у појединачним одељењима. Зато ЦАФ може да буде ‘компас’ који ће помоћи руководиоцима на путу ка Изузетности!

Водич за спровођење CAF-а

Руководни тим треба отворено да разговара о спровођењу CAF-а. CAF није “експертска” процедура у којој екстерни експерти утврђују шта је “добро” или “лоше”. То је заједничка активност за откривање потенцијала за организациона побољшања.

За спровођење CAF програма, организација предузима следеће кораке:

Успостављање CAF програмске структуре

1 Информисање запослених о CAF програму и њихово укључивање у реализацију преко заједничких тимова је суштина успешног спровођења CAF-а.

Дефинисање CAF програмских улога у оквиру управљања CAF програма: руководилац CAF програма (заједно са CAF модератором) води CAF процес, поставља циљеве, одабира CAF групу за самопроцену и доступан је интерно за било каква питања у вези CAF програма, а CAF програмски асистент подржава руководство CAF програма и стара се о текућим питањима. CAF група за самопроцену је одговорна за спровођење CAF самопроцене.

Постављени план комуникације прати пројектну комуникацију и усредсређује се на прецизне и правовремене информације у вези спровођења CAF програма уз употребу релевантних комуникационих алата.

Фаза самопроцјене 

2 Спровођење CAF обуке има за циљ да информише чланове CAF групе за самопроцену у вези CAF-а и њихових конкретних улога.

Сваки члан CAF групе за самопроцену пролази кроз фазу индивидуалне самопроцјене (која је анонимна и поверљива) преко попуњавања CAF матрице и фокусирања на описивање јаких страна, потенцијала за побољшање и даљи развој и мјере коначне самопроцене. На крају ове фазе која траје од четири до шест недеља, матрице за евалуацију се предају (екстерним) модераторима као припрема за CAF радионицу.

CAF радионица је срце CAF програма зато што CAF група за самопроцену сакупља и расправља различите перспективе и искуства као стратешка јединица и мотор за административни развој.

Модератор израђује извештај са CAF самопроцене и предаје га руководиоцима CAF програма. Извештај показује јаке стране, потенцијал за побољшање и мере за даљи развој, као и исход дискусије (консензус) о свих девет ЦАФ критеријума. Водич за спровођење CAF-а

CAF акциони план 

3 ЦАФ група за самопроцену припрема ЦАФ акциони план у току радионице. План предвиђа обавезе и временске рокове.

Извештај о ЦАФ акционом плану је заснован на ЦАФ акционом плану, а мора да се подели са више група (“ЦАФ акционе групе”) које заједно обављају повезане активности.

Спровођење ЦАФ-а

4  Акциони план за спровођење ЦАФ-а захтева временски оквир од једне до три године. Он треба редовно да се укључује у дискусије тима како би чланови тима могли да се информишу о стању пројекта и да расправљају о могућим изазовима.

Константна контрола пројекта је важна у циљу његове реализације и потребног ревидирања. Овај алат за централно руковођење ЦАФ програмом даје кључне увиде у то где је потребна подршка, која су конкретна питања која треба да се решавају и да ли се време и ресурси користе према плану.

Линкови: 

https://www.respaweb.eu/77/pages/10/rqmc

https://www.eupan.eu/wp-content/uploads/2019/11/20191118-CAF-2020-FINAL.pdf