Šta je CAF?

Riječ Ministarstva:

Zajedno za kvalitet! Zajedno do kvaliteta!

Za Vladu Crne Gore ovo je jedan od glavnih zadataka definisanih Strategijom reforme javne uprave do 2026. godine. Cilj je da se naprednom praksom i novim tehnikama osigura efikasan sistem upravljanja kvalitetom, jednostavniji pristup i bolje usluge za građane i preduzeća.

Ministarstvo javne uprave se kao prvo u Crnoj Gori opredijelilo za uvođenje upravljanja kvalitetom putem modela zajedničke samoprocjene (eng. Common Assessment Framework – CAF). Naš cilj i motivacija za uvođenje upravljanja kvalitetom jeste težnja ka kontinuiranom povećanju efikasnosti, efektivnosti i ekonomičnosti radnih procesa, stalnog praćenja, ocjenjivanja i unapređenja kvaliteta usluga, upravljanja i dinamike rada u Ministarstvu.

Zajednički okvir procjene (CAF) predstavlja osnovu za razvoj organizacione kulture orijentisane ka potrebama građana. Naše Ministarstvo, odnosno odabrana Radna grupa za samoprocjenu, je, uz tehničku podršku BASID III projekta koji sprovodi ReSPA, pripremilo CAF Akcioni plan unapređenja, koji predstavlja osnovu za nastavak rada na kontinuiranom poboljšanju upravljanja i rada u Ministarstvu. Nastojanje da povećamo kvalitet rada Ministarstva omogućiće nam da poslužimo kao primjer nove orijentacije prema zaposlenima, građanima i partnerima.

Naš cilj je bolji rad institucije, veći kvalitet proizvoda i usluga- i na kraju- zadovoljan građanin i privreda!

ŠTA JE CAF?

CAF (Common Assessment Framework) je evropski zajednički okvir procjene, namijenjen unapređenju kvaliteta javnih administracija. To je alat za samoprocjenu koji zajednički koriste i rukovodioci i zaposleni radi analize i utvrđivanja svojih prednosti i potencijala za poboljšanje. Krajnji cilj je postizanje odličnih rezultata koji će uticati na poboljšanje usluga prema korisnicima, građanima i društvu u cjelini. U zavisnosti od sektora, korišćenje CAF-a može obezbijediti „brze i ispravne poslovne dozvole“, „dobro obrazovane službenike“, „bolji kvalitet života kroz poboljšanje javnih zdravstvenih usluga“ ili, uopšteno, „sveobuhvatnu uslugu građanima“, „održivo upravljanu infrastrukturu“ ili „visoko motivisane zaposlene“.

Suština CAF-a je standardizovani upitnik koji obuhvata oko 200 pitanja, na osnovu kojih se dobija opis kvaliteta javne uprave ili organizacije. Zatim, kroz CAF akcioni plan, organizacija sprovodi zajednički definisana poboljšanja. Veliki broj korisnika koji primjenjuju CAF prepoznao je njegove prednosti, kao što su: prilagođenost javnom sektoru, korišćenje jednostavnog jezika, uključivanje zaposlenih i obezbjeđivanje mjerljivih poboljšanja. U zavisnosti od veličine organizacije, CAF se može implementirati u cijeloj organizaciji ili u pojedinačnim odjeljenjima. Zato CAF može da bude „kompas“ koji će pomoći rukovodiocima na putu ka izvrsnosti!

Šta je CAF model?

CAF želi da postigne odlične rezultate i uticaj, koji treba da se mjere i dokazuju činjenicama i brojkama.

CAF određuje pet „aktivatora“ koji osnažuju organizaciju da funkcioniše na najbolji mogući način i ostvaruje odlične rezultate za građane, korisnike i zaposlene. Najvažnije od svega je liderstvo, koje postavlja strateški pravac organizacije i gradi organizacione temelje. Odlično liderstvo sprovodi „strategiju i planiranje“, „upravljanje ljudskim resursima“ i upravlja resursima kao što su budžet, znanje i informacione tehnologije na održiv način. Na ovim osnovama, organizacija definiše dokumente i interne „procese“ i kontinuirano ih razvija.

Takođe, CAF definiše četiri kriterijuma rezultata za mjerenje uticaja usluga koje pruža organizacija:

• Rezultati povezani sa zaposlenima, npr. koliko su zadovoljni zaposleni svojim radom u organizaciji i koje su njihove potrebe za stručnim usavršavanjem?
• Rezultati povezani sa građanima, npr. koliko su zadovoljni građani radom organizacije (ministarstvo, opština, škola i sl.)? Koliko je zadovoljena dostupnost organizacije (preko telefona, lično i sl.)?
• Rezultati društvene odgovornosti, npr. šta organizacija čini da ispuni svoju društvenu odgovornost?
• Glavni rezultati rada, npr. kakvi rezultati, ishodi i uticaji su postignuti u zavisnosti od sektora (npr. javni prevoz, policijska bezbjednost, zaštita životne sredine, socijalne usluge, kvalitet zakonodavstva i sl.)?

Suština CAF-a je standardizovani upitnik koji obuhvata oko 200 pitanja, na osnovu kojih se dobija opis kvaliteta javne uprave ili organizacije. Zatim, kroz CAF akcioni plan, organizacija sprovodi zajednički definisana poboljšanja. Veliki broj korisnika koji primjenjuju CAF prepoznao je njegove prednosti, kao što su: prilagođenost javnom sektoru, korišćenje jednostavnog jezika, uključivanje zaposlenih i obezbjeđivanje mjerljivih poboljšanja.

U zavisnosti od veličine organizacije, CAF se može implementirati u cijeloj organizaciji ili u pojedinačnim odjeljenjima. Zato CAF može da bude „kompas“ koji će pomoći rukovodiocima na putu ka izvrsnosti!

Vodič za sprovođenje CAF-a

Rukovodni tim treba otvoreno da razgovara o sprovođenju CAF-a. CAF nije „ekspertska“ procedura u kojoj eksterni eksperti utvrđuju šta je „dobro“ ili „loše“. To je zajednička aktivnost za otkrivanje potencijala za organizacijska poboljšanja.
Za sprovođenje CAF programa, organizacija preduzima sledeće korake:

Uspostavljanje CAF programske strukture

Informisanje zaposlenih o CAF programu i njihovo uključivanje u realizaciju preko zajedničkih timova je suština uspješnog sprovođenja CAF-a.

Definisanje CAF programskih uloga u okviru upravljanja CAF programom: rukovodilac CAF programa (zajedno sa CAF moderatorom) vodi CAF proces, postavlja ciljeve, odabira CAF grupu za samoprocjenu i dostupan je interno za bilo kakva pitanja u vezi CAF programa, a CAF programski asistent podržava rukovodstvo CAF programa i brine o tekućim pitanjima. CAF grupa za samoprocjenu je odgovorna za sprovođenje CAF samoprocjene.

Postavljeni plan komunikacije prati projektnu komunikaciju i usredsređuje se na precizne i pravovremene informacije u vezi sprovođenja CAF programa, uz upotrebu relevantnih komunikacionih alata.

Faza samoprocjene

Sprovođenje CAF obuke ima za cilj da informiše članove CAF grupe za samoprocjenu u vezi CAF-a i njihovih konkretnih uloga.

Svaki član CAF grupe za samoprocjenu prolazi kroz fazu individualne samoprocjene (koja je anonimna i povjerljiva) preko popunjavanja CAF matrice i fokusiranja na opisivanje jakih strana, potencijala za poboljšanje i dalji razvoj i mjere konačne samoprocjene. Na kraju ove faze, koja traje od četiri do šest nedelja, matrice za evaluaciju se predaju (eksternim) moderatorima kao priprema za CAF radionicu.

CAF radionica je srce CAF programa, zato što CAF grupa za samoprocjenu sakuplja i raspravlja različite perspektive i iskustva kao strateška jedinica i pokretač administrativnog razvoja.

Moderator izrađuje izveštaj sa CAF samoprocjene i predaje ga rukovodiocima CAF programa. Izveštaj pokazuje jake strane, potencijal za poboljšanje i mjere za dalji razvoj, kao i ishod diskusije (konsenzus) o svih devet CAF kriterijuma.

CAF akcioni plan

CAF grupa za samoprocjenu priprema CAF akcioni plan u toku radionice. Plan predviđa obaveze i vremenske rokove.

Izveštaj o CAF akcionom planu je zasnovan na CAF akcionom planu, a mora da se podijeli sa više grupa („CAF akcione grupe“) koje zajedno obavljaju povezane aktivnosti.

Sprovođenje CAF-a

Akcioni plan za sprovođenje CAF-a zahtijeva vremenski okvir od jedne do tri godine. On treba redovno da se uključuje u diskusije tima kako bi članovi tima mogli da se informišu o stanju projekta i da raspravljaju o mogućim izazovima.

Konstantna kontrola projekta je važna u cilju njegove realizacije i potrebnog revidiranja. Ovaj alat za centralno rukovođenje CAF programom daje ključne uvide u to gdje je potrebna podrška, koja su konkretna pitanja koja treba da se riješe i da li se vrijeme i resursi koriste prema planu.

Linkovi EU institucija za CAF model: 
https://www.eupan.eu/wp-content/uploads/2019/11/20191118-CAF-2020-FINAL.pdf
https://www.respaweb.eu/77/pages/10/rqmc